Vintage 106 BV, handelend onder de naam The Timechamber,
met maatschappelijke zetel te Oostmalsesteenweg 236/3, 2520 Ranst,
ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0790.660.460,
vertegenwoordigd door haar bestuurders Philippe Frédéric J. Van Doninck en Hannes Dirk B. Vermost,
E-mail: shoot@thetimechamber.be – Tel: +32 3 318 91 05,
hierna genoemd “TTC” of “The Timechamber”.

Voor de toepassing van deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

TTC / The Timechamber:
De besloten vennootschap Vintage 106 BV, met maatschappelijke zetel te Oostmalsesteenweg 236 bus 3, 2520 Ranst, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE0790.660.460,
handelend onder de commerciële naam “The Timechamber”, alsmede haar aangestelden, bestuurders, werknemers en door haar ingeschakelde freelancers.

Klant
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon, handelend als consument of als onderneming, die met TTC een overeenkomst aangaat of wenst aan te gaan, ongeacht of dit betrekking heeft op studioverhuur, een eenmalige agency-opdracht, een project, een retainer of enige andere vorm van dienstverlening.

Overeenkomst
Elke contractuele relatie tussen TTC en de Klant, ongeacht de vorm, met inbegrip van maar niet beperkt tot:

• een online reservatie
• een ondertekende offerte, schriftelijk of digitaal
• een opdrachtbevestiging
• een e-mailbevestiging
• een mondeling akkoord bevestigd door TTC

waarbij deze algemene voorwaarden integraal van toepassing zijn.

Diensten

Alle prestaties geleverd door TTC, waaronder begrepen maar niet beperkt tot:

• terbeschikkingstelling van studio’s en ruimtes
• productie van foto-, video- en audiovisueel materiaal
• creatieve, strategische en technische diensten
• consultancy, creative direction en conceptontwikkeling
• maandelijkse samenwerkingen (retainers)
• postproductie, montage, editing en nabewerking.

Studio / Studio’s
Alle door TTC beheerde en ter beschikking gestelde ruimtes, installaties en faciliteiten, inclusief maar niet beperkt tot studio-oppervlakken, infinity walls, backdrops, apparatuur, gemeenschappelijke ruimtes, parking en aanhorigheden.

Studioboeking / Reservatie
Elke vastgelegde periode waarin een Klant het recht verkrijgt om één of meerdere studio’s van TTC te gebruiken, ongeacht of deze boeking online, schriftelijk of mondeling tot stand is gekomen.

Opdracht
De door de Klant aan TTC toevertrouwde diensten zoals beschreven in de Offerte en/of Overeenkomst, inclusief alle overeengekomen deliverables, revisies en eventuele schriftelijk overeengekomen bijkomende prestaties.

Retainer
een doorlopende samenwerking waarbij TTC gedurende opeenvolgende Retainermaanden tegen een maandelijkse forfaitaire vergoeding doorlopend overeengekomen diensten en prestaties levert, zoals nader omschreven in de Offerte, met inbegrip van een eventuele opstartfase.

Preproductie
Alle voorbereidende werkzaamheden die worden verricht door TTC of door door TTC ingeschakelde derden in het kader van een overeenkomst met de Klant, met als doel de uitvoering van de Productie en/of andere overeengekomen prestaties mogelijk te maken, waaronder onder meer concept- en strategieontwikkeling, briefing, planning, script en shotlist, casting, locatie- en materiaalvoorbereiding, technische set-up, opmaak
van advertentiecampagnes en tracking, en afstemming met de Klant.

Productie
Alle creatieve, technische en uitvoerende werkzaamheden die worden verricht door TTC of door door TTC ingeschakelde derden (zoals freelancers of onderaannemers), zowel on-site als off-site, in het kader van een overeenkomst met de Klant.

Postproductie
Alle werkzaamheden die worden verricht door TTC of door door TTC ingeschakelde derden na de Productie en/of uitvoering van andere overeengekomen prestaties, met als doel deliverables af te werken, te optimaliseren of te leveren, waaronder onder meer montage, kleurcorrectie, audiobewerking, retouching, animatie, ondertiteling, export, oplevering, en optimalisatie en rapportering van advertentiecampagnes.

Productiedag
Elke kalenderdag of dagdeel waarop opnames, shoots, productiewerkzaamheden of voorbereidingen plaatsvinden, ongeacht de effectieve duur of het aantal aanwezige crewleden.

Ruwe bestanden / Ruwe beelden
Alle niet-afgewerkte, onbewerkte of bronbestanden die voortkomen uit een productie, waaronder maar niet beperkt tot RAW-video, onbewerkte foto’s, audiobestanden, projectfiles en drafts, ongeacht het formaat of de drager.

Eindproduct / Eindresultaat
Het door TTC afgewerkte en opgeleverde creatieve werk zoals overeengekomen in de offerte of overeenkomst, na uitvoering van de inbegrepen revisierondes en na volledige betaling door de Klant.

Herplanning
Elke wijziging van datum, tijdstip of planning van een bevestigde boeking, productiedag of productie, ongeacht de reden, en ongeacht of deze wijziging op initiatief van de Klant gebeurt.

Annulatie
Elke eenzijdige beëindiging, opschorting of stopzetting van een bevestigde boeking, productiedag, productie of samenwerking door de Klant, expliciet of impliciet, met inbegrip van no-shows.

Werkdag
Elke kalenderdag van maandag tot en met vrijdag, met uitsluiting van wettelijke feestdagen in België.

2.1. Deze algemene voorwaarden, samen met de bijzondere voorwaarden die door TTC van toepassing worden
verklaard (waaronder, naargelang de overeenkomst, voorwaarden voor studioverhuur en/of agencydiensten),
zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en Diensten van TTC, tenzij TTC
uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen met de Klant.

2.2. Bij reservering, ondertekening van een Offerte of digitale bevestiging verklaart de Klant kennis te hebben
genomen van deze algemene voorwaarden, alsook van de toepasselijke bijzondere voorwaarden van TTC
(waaronder, naargelang de overeenkomst, de voorwaarden voor studio en/of agency), en deze integraal en
onvoorwaardelijk te aanvaarden.

2.3 TTC stelt deze algemene & bijzondere voorwaarden steeds op redelijke en toegankelijke wijze ter beschikking van de klant, onder meer via haar website, offertes, digitale reservatiesystemen en/of op
eenvoudig verzoek, en levert alle redelijke inspanningen om de klant de mogelijkheid te bieden deze
voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst te raadplegen en te bewaren.

2.4. Afwijkingen van deze algemene & bijzondere voorwaarden zijn slechts geldig en afdwingbaar indien zij
voorafgaandelijk en uitdrukkelijk schriftelijk werden overeengekomen en bevestigd door een daartoe bevoegd
vertegenwoordiger van TTC. Stilzwijgende afwijkingen of gebruiken worden uitdrukkelijk uitgesloten.

3.1. Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant:

• een reservatie plaatst via de website, of
• een offerte ondertekent, schriftelijk of digitaal, of
• schriftelijk akkoord geeft per e-mail.

3.2. TTC behoudt zich het recht voor om een aanvraag, boeking of bestelling te weigeren of een overeenkomst te beëindigen indien:

• de gevraagde prestatie technisch, praktisch of organisatorisch niet (meer) haalbaar is;
• uitvoering niet mogelijk is wegens overmacht, veiligheidsredenen, wettelijke of reglementaire
verplichtingen, of instructies van bevoegde instanties;

• er sprake is van foutieve, onvolledige of misleidende informatie verstrekt door de klant;

• de klant eerdere betalingsverplichtingen niet nakwam of er objectieve aanwijzingen bestaan van
betalingsrisico;

• de samenwerking het normale functioneren van TTC ernstig belemmert (bv. herhaaldelijke last
minute wijzigingen, ongepaste communicatie, of onwerkbare omstandigheden op locatie).

• In geval van beëindiging door TTC:
o worden reeds betaalde bedragen terugbetaald voor het niet-uitgevoerde              deel van de prestaties;
o kunnen aantoonbaar reeds gemaakte, redelijke kosten en reeds geleverde            prestaties worden aangerekend, voor zover wettelijk toegelaten en                          transparant gespecificeerd.

4.1. Alle prijzen zijn inclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

4.2. Facturen zijn betaalbaar binnen zeven (7) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.3. Indien een factuur op de vervaldag niet werd betaald, verstuurt TTC de dag na de vervaldag een eerste gratis betalingsherinnering aan de klant.

Deze herinnering bevat alle wettelijk vereiste gegevens, waaronder: identificatiegegevens van TTC, factuurnummer, vervaldatum, verschuldigd bedrag met korte omschrijving, en een duidelijke vermelding van de interesten en het schadebeding dat zal worden toegepast indien niet tijdig wordt betaald.

4.4. Na verzending van de eerste gratis herinnering krijgt de klant veertien (14) kalenderdagen om kosteloos te
betalen.
Deze termijn start;

• de dag na verzending van de herinnering per e-mail; of
• op de derde werkdag na verzending per post.

4.5. Indien een klant niet betaalt binnen de termijn vermeld in artikel 4.4, verstuurt TTC een tweede betalingsherinnering.

Bij de verzending van deze tweede betalingsherinnering worden verwijlinteresten en het toepasselijke schadebeding aangerekend overeenkomstig artikel 4.6 en, naargelang de hoedanigheid van de klant, artikel 4.7 (ondernemingen) of artikel 4.8 (consumenten).

4.6. Vanaf het moment waarop kosten verschuldigd zijn zoals vermeld in artikel 4.5 worden verwijlinteresten aangerekend aan de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties (zoals periodiek vastgesteld en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad). TTC past deze rentevoet toe voor zowel ondernemingen als consumenten.

4.7. Schadebeding – ondernemingen (B2B)
Indien de klant een onderneming is en na de eerste herinnering niet betaalt binnen de termijn van veertien (14) dagen, is van rechtswege verschuldigd:

• verwijlinteresten zoals bepaald in artikel 4.6; en
• een forfaitaire vergoeding van tien procent (10%) op het openstaande factuurbedrag, met een minimum van veertig euro (€40,00).

4.8. Schadebeding – consumenten (B2C)
Indien de klant een consument is en na de eerste herinnering niet betaalt binnen de termijn van veertien (14) dagen, is van rechtswege verschuldigd:

• verwijlinteresten zoals bepaald in artikel 4.6; en
• een forfaitaire vergoeding van
o €20,00 indien het verschuldigde saldo ≤ €150,00;
o €30,00 + 10% op het deel tussen €150,01 en €500,00;
o €65,00 + 5% op het deel boven €500,01 en €2.000,00.

4.9. Wederkerigheid bij consumenten (art. VI.83, 17° WER)
Wanneer de klant een consument is, heeft deze recht op een gelijkwaardige vergoeding indien TTC zelf in gebreke blijft en haar contractuele verplichtingen niet nakomt, conform artikel VI.83, 17° van het Wetboek van Economisch Recht.

4.10. Invordering en bijkomende kosten
Indien betaling uitblijft na toepassing van bovenstaande stappen, kan TTC het dossier overmaken aan een incassopartner of juridische dienst. Alle bijkomende kosten verbonden aan deze invordering zijn, waar wettelijk
toegestaan, ten laste van de nalatige klant.

5.3. TTC is enkel aansprakelijk voor aantoonbare directe schade veroorzaakt door opzet of grove fout. De aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht.

TTC verwerkt persoonsgegevens conform haar Privacy Policy op https://thetimechamber.studio/privacyverklaring/

8.1. De eventuele nietigheid of onafdwingbaarheid van één of meerdere bepalingen tast de geldigheid enafdwingbaarheid van de overige bepalingen niet aan.

8.2. TTC behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. De versie die van kracht is op het ogenblik van de reservatie, offerte-aanvaarding of ondertekening van de overeenkomst blijft van
toepassing op die overeenkomst.

Deze algemene voorwaarden & Bijzondere Voorwaarden (Zie document 2 & 3) werden laatst aangepast op
01/01/2025.

Deze Bijzondere Voorwaarden Studio vormen een integraal onderdeel van de Algemene Voorwaarden van BV Vintage 106, handelend onder de naam The Timechamber (hierna “TTC”).

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke reservatie, huur of terbeschikkingstelling van studio’s, ruimtes, faciliteiten en bijhorende infrastructuur van TTC, ongeacht of de boeking gebeurt via de website, per e-mail, telefonisch of op basis van offerte.

2.1. De studio’s mogen in principe uitsluitend worden gebruikt voor beeld- en/of geluidsopnames, producties en hieraan gerelateerde creatieve activiteiten. Gebruik voor publieksevenementen, feesten of andere
activiteiten met publiek is enkel toegestaan mits voorafgaande en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van TTC.

In geval van dergelijke toestemming staat de klant exclusief en volledig in voor:

• het bekomen van alle vereiste vergunningen, toelatingen en meldingen (o.m. en niet beperk tot gemeente, brandweer, SABAM, buren, veiligheidsinstanties);

• de naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving (geluidsnormen, veiligheid, crowd control, alcohol, etc.);

• alle gevolgen van eventuele inbreuken, boetes, sancties of schade.

De klant vrijwaart TTC volledig voor alle aanspraken van derden, boetes of schade voortvloeiend uit het toegestane evenement, behoudens in geval van opzet of zware fout van TTC.

2.2. De Klant verbindt zich ertoe de studio en faciliteiten te gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon, overeenkomstig de bestemming ervan, en deze na afloop in correcte staat achter te laten.

2.3. De Klant is verantwoordelijk voor alle personen die hij/zij toegang verleent tot de studio.

2.4. De terbeschikkingstelling valt niet onder de handelshuurwet of woninghuurwet.

3.1. De standaard openingstijden van de studio zijn maandag tot en met zondag van 10:00 tot 18:00 uur.

3.2. Afwijkingen van deze uren zijn enkel mogelijk mits voorafgaande goedkeuring van TTC via aanvraag.

3.3. De Klant krijgt uitsluitend toegang tot de studio vanaf het overeengekomen startuur. De studio dient volledig opgeruimd en verlaten te zijn uiterlijk op het overeengekomen einduur volgens het draaiboek aangeleverd bij de start van de studioboeking.

3.4. Indien de Klant het einduur overschrijdt met meer dan 15 minuten, wordt automatisch een volledig extra uur aangerekend. Dit geldt per begonnen extra uur. Extra uren kosten €85 per uur incl. btw en dienen ter plaatse betaald te worden.

3.5. TTC behoudt zich het recht voor om de boeking te beëindigen op het afgesproken tijdstip indien verdere bezetting niet mogelijk is (bijvoorbeeld wegens een aansluitende boeking of operationele redenen).

4.1. Online reservaties zijn onmiddellijk en volledig betaalbaar op het moment van boeking via de daarvoor voorziene betaalpagina.

4.2. Indien TTC factureert, geldt een standaard betalingstermijn van 7 kalenderdagen. In elk geval moet de factuur volledig zijn betaald vóór aanvang van de boeking; bij gebreke daaraan mag TTC de toegang weigeren en/of de uitvoering opschorten zonder enige schadevergoeding, onverminderd het recht van TTC om de overeenkomst te beëindigen conform de annulatievoorwaarden.

4.3. Afwijkende betalingsvoorwaarden (waaronder langere betalingstermijnen) zijn enkel geldig indien voorafgaand en uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd door TTC.

4.4. Boekingen van meer dan 8 uur kunnen niet via automatische online reservatie en gebeuren uitsluitend op aanvraag en na schriftelijke bevestiging door TTC.

5.1. Elke annulatie of herplanning van een boeking dient steeds schriftelijk te gebeuren via e-mail aan TTC.

5.2. In overeenstemming met Boek VI van het Wetboek van Economisch Recht beschikt de klant, voor zover hij handelt als consument, over een herroepingsrecht van veertien (14) kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van plaatsing van de reservatie of boeking. Binnen deze termijn kan de consument de boeking kosteloos annuleren, ongeacht de geplande boekingsdatum.

Na het verstrijken van deze herroepingstermijn is annulatie niet langer kosteloos en is artikel 5.4 van toepassing.

5.3. Voor klanten die handelen in een professionele of commerciële hoedanigheid (B2B) is geen herroepingsrecht van toepassing. Voor hen gelden uitsluitend de bepalingen inzake herplanning zoals opgenomen in artikel 5.4.

5.4. Herplanning (B2C & B2B)
Herplanning van een boeking is mogelijk onder volgende voorwaarden en wordt niet gelijkgesteld met annulatie:

• Meer dan 14 kalenderdagen vóór de geplande boekingsdatum: kosteloos
• Tussen 14 en 7 kalenderdagen vóór de geplande boekingsdatum: 50% van het huurbedrag verschuldigd
• Minder dan 7 kalenderdagen vóór de geplande boekingsdatum: 100% van het huurbedrag verschuldigd

Herplanning is steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid.

5.5. Na afloop van de herroepingstermijn (voor consumenten) of vanaf de bevestiging van de boeking (voor B2B-klanten) is annulatie niet meer mogelijk en blijft het volledige huurbedrag verschuldigd.

5.6. Bij niet-verschijnen op de afgesproken datum en tijd (no-show) is geen enkele terugbetaling mogelijk en blijft het volledige huurbedrag verschuldigd.

6.1. De Klant is volledig aansprakelijk voor alle schade, verlies of diefstal aan de gebouwen, studio’s, infrastructuur, apparatuur, backdrops en alle andere eigendommen van TTC, veroorzaakt tijdens of ten gevolge van de boeking, ongeacht of deze schade werd veroorzaakt door de Klant zelf dan wel door derden waarvoor de Klant verantwoordelijk is (zoals medewerkers, crewleden, modellen, bezoekers of leveranciers).

6.2. Alle vastgestelde schade dient door de Klant volledig te worden vergoed, hetzij op basis van de nieuwwaarde, hetzij op basis van de herstelwaarde, naar keuze van TTC, rekening houdend met de noodzaak om de continuïteit van de werking van de studio te garanderen.

6.3. Een standaard schoonmaak na afloop van de boeking is inbegrepen in de huurprijs. Indien echter sprake is van buitensporige vervuiling, nalatigheid of het achterlaten van afval buiten de voorziene zones, behoudt TTC zich het recht voor bijkomende schoonmaakkosten aan te rekenen aan een tarief van €75 per begonnen uur, inclusief btw.

6.4. TTC verstrekt bij aanvang van de boeking een opruimdraaiboek waarin duidelijk wordt aangegeven hoe de studio, materialen en ruimtes dienen te worden achtergelaten. Niet-naleving van deze instructies resulteert
van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling in:

• een forfaitaire boete van €50 inclusief btw, én
• bijkomende schoonmaakkosten aan €75 per begonnen uur inclusief btw, onverminderd het recht van TTC om hogere schade te vorderen indien de werkelijk geleden schade groter is.

6.5. Infinity wall:
• Normale gebruikssporen; voetafdrukken, vegen; zijn toegestaan.
• Het is uitdrukkelijk en strikt verboden om het afgeronde (gebogen) deel van de infinity wall te betreden.
• Structurele schade, waaronder maar niet beperkt tot gaten, scheuren of onherstelbare beschadigingen, wordt integraal doorgerekend aan de Klant.

6.6. Backdrops:
• Normale gebruikssporen zoals voetafdrukken of lichte kreuken ter hoogte van het grondgedeelte worden aanvaard.
• Gescheurde, ernstig beschadigde of onbruikbaar geworden backdrops worden forfaitair aangerekend aan €85 per rol, inclusief btw.

7.1. De Klant mag eigen materialen, decors, rekwisieten, constructies en apparatuur meebrengen en gebruiken, uitsluitend op eigen risico en eigen verantwoordelijkheid.

7.2. Het is strikt verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TTC enige ingreep of wijziging aan te brengen aan het gebouw of de studio’s, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: boren, schroeven, lijmen, nieten, schilderen, tapen met agressieve kleefmiddelen, verankeren of op enige andere wijze bevestigen aan muren, vloeren, plafonds, structuren of installaties.

7.3. De Klant is volledig aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het gebruik, de plaatsing, de verwijdering of het falen van eigen materiaal of decor, ongeacht of deze schade wordt veroorzaakt aan eigendommen van TTC, derden of aan personen.

7.4. TTC kan onder geen beding aansprakelijk worden gesteld voor verlies, schade of defecten aan eigen materiaal of decor van de Klant, noch voor schade of ongevallen veroorzaakt door het gebruik daarvan.

7.5. Indien eigen materiaal of decor aanleiding geeft tot schade, veiligheidsrisico’s of hinder voor de werking van TTC, behoudt TTC zich het recht voor het gebruik ervan onmiddellijk stop te zetten, zonder recht op enige
terugbetaling of schadevergoeding voor de Klant.

8.1. TTC is niet aansprakelijk voor lichamelijke letsels, ongevallen of schade die voortvloeien uit:

• onoordeelkundig, foutief of niet-conform gebruik van de studio’s, installaties of infrastructuur;
• het gebruik, de plaatsing of de werking van eigen materiaal, decors of constructies van de Klant;
• handelingen of nalatigheden van de Klant of van derden die tijdens de boeking aanwezig zijn.

8.2. De Klant is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt door zichzelf of door derden waarvoor hij verantwoordelijk is, behoudens schade die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van opzet of zware fout van TTC.

8.3. TTC is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van de Klant of van derden, ongeacht of deze zich bevinden in de studio, de gemeenschappelijke ruimtes, het gebouw of op
het terrein, met inbegrip van de parking.

8.4. TTC is niet aansprakelijk voor ongevallen, schade of diefstal met betrekking tot voertuigen die zich bevinden op of rond het terrein of de parking, behoudens in geval van bewezen opzet of zware fout van TTC.

8.5. TTC verbindt zich ertoe redelijke en gebruikelijke veiligheidsmaatregelen te nemen met betrekking tot het gebouw en het terrein, waaronder onder meer het onderhoud van de parking & toegang zonder dat hieruit
een resultaatsverbintenis voortvloeit.

9.1. TTC of haar vertegenwoordiger heeft het recht om zich tijdens de boeking toegang te verschaffen tot het gebouw en de studio’s, voor (i) operationele opvolging, (ii) veiligheidsredenen, (iii) naleving van de voorwaarden, (iv) het verlenen van ondersteuning, of (v) het voorkomen/beperken van schade. Dit recht doet geen afbreuk aan de verantwoordelijkheid van de Klant voor zijn activiteiten en aanwezigen.

9.2. TTC maakt gebruik van camerabewaking in en rond het gebouw, uitsluitend voor veiligheids-, preventie- en bewijsdoeleinden (bv. incidenten, schade, diefstal). De beelden worden verwerkt conform de toepasselijke
privacywetgeving en worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

10.1. Bij aanvang van elke boeking wordt de Klant via een digitaal formulier gevraagd om al dan niet toestemming te verlenen aan TTC om tijdens de boeking foto- en/of videobeelden te maken voor marketing- en communicatie
doeleinden van TTC (zoals website, portfolio en sociale media).

10.2. Indien de Klant toestemming verleent, mag TTC deze beelden gebruiken uitsluitend voor eigen promotionele doeleinden. TTC zal de tijdens de boeking gemaakte beelden ter beschikking stellen van de Klant.

10.3. De Klant kan via hetzelfde formulier de namen vermelden van aanwezige personen, bedrijven of andere bijdragers aan de productie, teneinde correcte naamsvermelding mogelijk te maken. TTC is niet aansprakelijk voor ontbrekende of foutieve vermeldingen indien deze informatie niet, onvolledig of laattijdig wordt aangeleverd door de Klant.

10.4. Indien de Klant geen toestemming verleent via het digitaal formulier, zal TTC geen marketingbeelden gebruiken waarop de Klant, diens crew of productie herkenbaar voorkomt.

11.1. TTC heeft het recht een boeking geheel of gedeeltelijk te annuleren, op te schorten of te verplaatsen zonder enige aansprakelijkheid, indien de uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk wordt ten gevolge van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer verstaan (niet-limitatief): stroom- of waterpannes, technische defecten, brand, veiligheidsrisico’s, overheidsmaatregelen, onvoorziene werken aan het gebouw of
infrastructuur, of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van TTC die een veilig en normaal gebruik van de studio verhinderen.

11.2. In geval van overmacht heeft de Klant uitsluitend recht op een kosteloze verplaatsing van de boeking naar een nieuwe datum of, indien verplaatsing redelijkerwijze niet mogelijk is, op terugbetaling van het reeds betaalde huurbedrag, met uitsluiting van elke bijkomende schadevergoeding, kosten of gevolgschade.

12.1. Deze Studiovoorwaarden vormen een integraal onderdeel van de overeenkomst tussen TTC en de klant en zijn van toepassing op de studiohuur, gebruik van de ruimtes en bijhorende faciliteiten.

12.2. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Studiovoorwaarden en andere contractuele documenten, primeren deze Studiovoorwaarden voor wat betreft studiohuur, gebruik van de ruimtes en bijhorende faciliteiten.

12.3. De nietigheid of onafdwingbaarheid van één bepaling laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.

Deze Bijzondere Voorwaarden Agency vormen een integraal onderdeel van de Algemene Voorwaarden van BV Vintage 106, handelend onder de naam The Timechamber (hierna “TTC”).

Deze bijzondere voorwaarden zijn van toepassing op alle agency-diensten van TTC, waaronder maar niet beperkt tot; creatieve conceptontwikkeling, contentstrategie, video- en fotoproductie, advertenties, social media content, consultancy, projectmatige opdrachten en retainer-samenwerkingen.

2.1. Voor Opdrachten met een totaalbedrag lager dan €1.000 of met een oplevering binnen twee (2) weken na
ondertekening van de Offerte, is volledige voorafbetaling verplicht.

2.2. Voor overige Opdrachten geldt het volgende betalingsschema, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:
• 50% voorschot bij aanvaarding van de Offerte;
• 50% saldo na de revisie(s) en vóór oplevering van de Opdracht.

2.3. De uitvoering van de Opdracht vangt pas aan na ontvangst van (i) het volledige bedrag in de gevallen bedoeld in artikel 2.1, of (ii) het voorschot zoals voorzien in artikel 2.2, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

2.4. Afwijkingen op betalingsvoorwaarden (zoals langere betalingstermijnen voor grote ondernemingen) zijn enkel geldig mits uitdrukkelijke en schriftelijke goedkeuring door TTC.

3.1. De standaard oplevertermijn bedraagt tien (10) werkdagen, te rekenen vanaf de dag volgend op de uitvoering van de shoot en/of vanaf de volledige ontvangst van alle door de klant aan te leveren materialen, input en instructies, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de offerte of opdrachtbevestiging.

3.2. Indien de klant laattijdig, onvolledig of niet-conform de afgesproken vereisten input, feedback, materialen of goedkeuringen aanlevert, worden alle overeengekomen levertermijnen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verlengd met een termijn gelijk aan de vertraging, onverminderd het recht van TTC om de planning aan te passen aan haar operationele beschikbaarheid.

3.3. TTC kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige vertraging in de uitvoering of oplevering die het gevolg is van:

• laattijdige, onvolledige of foutieve input van de klant;
• wijzigingen aan de overeengekomen scope, concept of briefing;
• technische, logistieke of organisatorische factoren buiten de redelijke controle van TTC.

4.1. Per project zijn maximaal twee (2) Revisierondes inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen in de offerte of opdrachtbevestiging.

4.2. Onder een revisie wordt uitsluitend verstaan:
Een concrete, afgebakende aanpassing aan het bestaande concept, montage of eindproduct, waarbij de Klant de wijziging duidelijk en ondubbelzinnig specificeert aan de hand van een exact tijdstip, fragment of element
(bijvoorbeeld: “op 00:15 overgang versnellen” of “op 02:18 achtergrondmuziek verlagen”).

4.3. Volgende handelingen worden uitdrukkelijk niet beschouwd als revisies en vallen buiten de inbegrepen revisierondes:

• het wijzigen of herzien van het creatieve concept;
• structurele wijzigingen aan verhaal, opbouw, strategie of boodschap;
• het toevoegen van nieuwe scènes, opnames, assets, teksten, beelden of muziek;
• het herwerken van eerder goedgekeurde onderdelen omwille van gewijzigde voorkeuren van de Klant.

4.4. Bijkomende revisies of wijzigingen die niet binnen de definitie van artikel 4.2 vallen, worden uitgevoerd tegen een tarief van €75 per uur incl. btw, tenzij anders overeengekomen.

4.5. De definitieve oplevering van het project en de overdracht van enige gebruiksrechten vinden uitsluitend plaats na volledige betaling van de eindfactuur.

5.1. Alle intellectuele eigendomsrechten en aanverwante rechten op (i) concepten, voorstellen, scripts, draaiboeken, designs, strategieën, werkwijzen, templates, (ii) opnames en materialen (waaronder footage, audio, foto’s), (iii) montages, projectfiles en andere werkbestanden, en (iv) alle tussen- en eindversies, berusten exclusief bij TTC of haar rechthebbenden, tenzij partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.

5.2. Onder voorbehoud van volledige betaling van alle verschuldigde bedragen verleent TTC aan de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie op de finale, opgeleverde deliverables, uitsluitend voor
het doel, de duur, het territorium en de kanalen zoals omschreven in de offerte/opdrachtbevestiging. Elk ander gebruik (waaronder hergebruik, herwerking, paid ads, broadcasting, doorverkoop, sublicentie of gebruik
op andere kanalen/markten) vereist voorafgaande schriftelijke toestemming van TTC en kan aanleiding geven tot bijkomende vergoeding.

5.3. Ruwe bestanden, bronbestanden en projectbestanden (o.a. “raw footage”, audio multitracks, Lightroom/PSD/AE/PR-projecten) worden niet overgedragen en blijven eigendom van TTC. Afwijking kan enkel
via schriftelijke bijlage, met duidelijke omschrijving van de over te dragen bestanden, voorwaarden en eventuele meerprijs.

5.4. Tot aan de volledige betaling van alle facturen (hoofdsom, kosten en interesten) worden geen rechten of licenties geacht te zijn verleend en is de klant niet gerechtigd de (tussen- of eind)deliverables te gebruiken, te
publiceren of te exploiteren. Elk gebruik vóór volledige betaling geldt als ongeoorloofd gebruik en kan aanleiding geven tot onmiddellijke stopzetting, opschorting en schadevergoeding.

5.5. TTC mag gerealiseerde werken en fragmenten ervan gebruiken voor eigen portfolio, website, socials, pitchmateriaal en referenties, met inbegrip van naamsvermelding van de klant, tenzij de klant dit uiterlijk vóór de start van de samenwerking schriftelijk weigert. Indien de klant weigert, doet dit geen afbreuk aan het recht van TTC om het werk vertrouwelijk als referentie te vermelden zonder publicatie van beelden (bv. projecttitel/sector), tenzij ook dit schriftelijk wordt uitgesloten.

6.1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op Opdrachten die geen deel uitmaken van een retainer overeenkomst.

6.2. Bij volledige annulatie van de Opdracht door de Klant na ondertekening van de Offerte is de Klant een capaciteitsvergoeding verschuldigd van 30% van de totale offerteprijs, ook indien op dat moment nog geen betaling werd verricht.

6.3. Vanaf het moment dat (i) TTC de Opdracht heeft aangevat (waaronder preproductie), of (ii) een betaling werd ontvangen conform artikel 2, zijn alle reeds betaalde bedragen definitief verworven door TTC en niet terugbetaalbaar. Dit geldt ook wanneer de Opdracht wordt stopgezet zonder dat (opnieuw) een productiedag wordt ingepland.

6.4. Indien de Klant een geplande productiedag annuleert of verplaatst, zijn de volgende vergoedingen verschuldigd, berekend op het productieonderdeel van de Offerte (exclusief pre- en postproductie), tenzij schriftelijk anders overeengekomen:
• meer dan 21 kalendardagen vóór de productiedag: geen vergoeding verschuldigd;
• tussen 21 en 14 kalenderdagen vóór de productiedag: 50% van het productieonderdeel;
• tussen 14 en 7 kalenderdagen vóór de productiedag: 75% van het productieonderdeel;
• minder dan 7 kalenderdagen vóór de productiedag: 100% van het productieonderdeel.

6.5. Reeds gemaakte of vastgelegde kosten voor crew, freelancers, materiaal, locaties of andere derden worden steeds integraal doorgerekend aan de Klant, ongeacht het moment van annulatie of verplaatsing.

6.6. De vergoedingen en kosten in dit artikel worden verrekend met reeds betaalde bedragen. Indien de verschuldigde bedragen hoger zijn dan wat reeds werd betaald, blijft de Klant het saldo verschuldigd.

7.1. Een retainer-samenwerking bestaat uit twee fases:
a) een opstartfase (“Opstartmaand”); en
b) de maandelijkse retainerfase (“Retainermaanden”).

7.2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen geldt als standaardplanning:
a) de Opstartmaand is de maand die volgt op de maand waarin de Offerte wordt ondertekend; en
b) de retainerfase start in de daaropvolgende maand (“Startmaand”).

7.3. Voor de Opstartmaand is de Klant een eenmalige opstartvergoeding (“Opstartvergoeding”) verschuldigd zoals vermeld in de Offerte. Deze dekt onder meer strategie, voorbereiding, technische inrichting en de opbouw van campagnes en/of andere overeengekomen deliverables.

7.4. De maandelijkse retainervergoeding (“Retainervergoeding”) is verschuldigd vanaf de Startmaand en omvat de overeengekomen prestaties binnen de retainer, waaronder onder meer strategisch werk, creatie, preproductie, productie, postproductie, optimalisatie en opvolging. Aan afzonderlijke onderdelen wordt geen aparte waardetoekenning gegeven, tenzij expliciet anders vermeld in de Offerte.

7.5. Retainer-overeenkomsten hebben een minimumduur van drie (3) Retainermaanden, te rekenen vanaf de Startmaand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.6. Facturatie gebeurt maandelijks en vooraf, telkens op de eerste dag van de maand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De Opstartvergoeding wordt gefactureerd meteen na ondertekening van de Offerte en is betaalbaar vóór de aanvang van de Opstartmaand. De Retainervergoeding wordt gefactureerd op de eerste dag van elke Retainermaand.

7.7. Opzegging is mogelijk na het verstrijken van de minimumduur, met een opzegtermijn van één (1) maand, ingaand op de eerste dag van de maand volgend op de kennisgeving. Opzegging dient steeds schriftelijk te gebeuren.

7.8. Ingeplande productiedagen en/of andere uitvoeringsmomenten binnen de retainer (“Uitvoeringsmomenten”) worden in onderling overleg vastgelegd.

• Verplaatsing meer dan 14 kalenderdagen vóór de geplande datum is kosteloos.
• Verplaatsing binnen 14 kalenderdagen is mogelijk mits beschikbaarheid van TTC en tegen betaling van een redelijke herplanningskost, waarvan het bedrag vooraf aan de Klant wordt meegedeeld.
• Indien de Klant binnen 14 kalenderdagen vóór een Uitvoeringsmoment annuleert en geen herplanning wenst, vervalt het recht op de daarvoor voorziene prestaties voor die maand, zonder terugbetaling.

7.9. Annulatie of verplaatsing van Uitvoeringsmomenten geeft geen recht op opschorting, vermindering of terugbetaling van de Opstartvergoeding of Retainervergoeding.

7.10. Niet-opgenomen prestaties, uren, Uitvoeringsmomenten of content binnen een retainer zijn niet overdraagbaar naar volgende maanden en vervallen automatisch bij het einde van de betreffende maand of bij beëindiging van de samenwerking.

7.11. Mediabudgetten, advertentiekosten en kosten van derden (zoals, maar niet beperkt tot, Google, Meta, platformkosten, licenties, stockmateriaal en tools) zijn nooit inbegrepen in de Opstartvergoeding of Retainervergoeding, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de Offerte, en worden steeds afzonderlijk aan de Klant aangerekend of rechtstreeks door de Klant betaald.

8.1. TTC verbindt zich uitsluitend tot een middelenverbintenis. Dit houdt in dat TTC haar diensten uitvoert met de nodige zorg, professionaliteit en inzet zoals redelijkerwijs mag worden verwacht van een professionele dienstverlener in de sector, zonder enige garantie op een specifiek resultaat.

8.2. TTC kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor het niet behalen van bepaalde commerciële, marketing- of financiële resultaten, waaronder, maar niet beperkt tot, een bepaald aantal views, bereik, engagement, conversies, leads, verkopen, omzet of return on investment. Deze resultaten zijn afhankelijk van externe factoren buiten de controle van TTC, zoals marktcondities, algoritmes, advertentiebudgetten, beslissingen van derde platformen en de input of medewerking van de klant.

9.1. TTC heeft het recht om de uitvoering van (delen van) de opdracht toe te vertrouwen aan freelancers, onderaannemers of andere derden naar eigen keuze, zonder voorafgaande toestemming van de klant.

9.2. TTC blijft in alle gevallen de enige contractuele wederpartij van de klant en behoudt de eindverantwoordelijkheid voor de correcte uitvoering van de overeenkomst.

10.1. TTC bewaart ruwe materialen gedurende een termijn van één (1) maand na de definitieve oplevering van het project en projectbestanden gedurende een termijn van zes (6) maanden na de definitieve oplevering van het project.

10.2. Na het verstrijken van deze termijn heeft TTC het recht deze bestanden definitief en onherroepelijk te verwijderen, zonder enige aansprakelijkheid.

10.3. Een langere bewaartermijn is enkel mogelijk mits voorafgaande schriftelijke overeenkomst en kan aanleiding geven tot een bijkomende vergoeding.

11.1 Producties buiten standaarduren of in het weekend kunnen in de toekomst onderworpen worden aan toeslagen. Eventuele toeslagen worden steeds vooraf gecommuniceerd en schriftelijk bevestigd.

12.1. TTC is niet aansprakelijk voor de niet-nakoming of vertraging in de uitvoering van haar verplichtingen indien deze het gevolg is van overmacht.

12.2. Onder overmacht wordt verstaan elke gebeurtenis buiten de redelijke controle van TTC, waaronder onder meer (maar niet beperkt tot): ziekte of onbeschikbaarheid van personeel of freelancers, technische storingen, IT- of softwareproblemen, uitval van elektriciteit of internet, stakingen, overheidsmaatregelen, pandemieën, brand, overstroming, oorlog, terroristische dreiging, of het niet of laattijdig leveren van noodzakelijke input door derden.

12.3. In geval van overmacht worden de verplichtingen van TTC opgeschort voor de duur van de overmachtssituatie. Indien uitvoering definitief onmogelijk blijkt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te beëindigen zonder recht op schadevergoeding, behoudens terugbetaling van eventueel reeds
betaalde maar niet-uitgevoerde prestaties.

13.1. Deze Agencyvoorwaarden vormen een integraal onderdeel van de overeenkomst tussen TTC en de klant en zijn van toepassing op alle agency-diensten van TTC.

13.2. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze Agencyvoorwaarden en andere contractuele documenten, primeren deze Agencyvoorwaarden voor wat betreft agency-activiteiten.

13.3. De nietigheid of onafdwingbaarheid van één bepaling laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet.